Regolamento | BTC – La Fiera degli Eventi |

REGOLAMENTO BTC 2013

A CHI SI RIVOLGE L’HOSTED BUYER PROGRAMME

Sono considerati buyer della meeting and event industry i rappresentanti di aziende, agenzie, associazioni, enti, partiti, sindacati che si occupano professionalmente dell’organizzazione di meeting, congressi, convention, viaggi incentive, fiere, lanci di prodotto e che sono interessati a conoscere e acquistare prodotti e servizi per i propri eventi.

A. PROGRAMMI DI OSPITALITÀ PER I BUYER

1. Fully Hosted Buyer Programme

• Viaggio a/r in treno in 1° classe o in aereo in classe economica

• Una o due notti in hotel 4 stelle (11-12 novembre o 12-13 novembre o 11-13 novembre 2013)

• Transfer da e per la sede della manifestazione, da e per aeroporto/stazione FS

• Welcome Kit (borsa porta documenti sponsorizzata, programma dell’evento, agenda appuntamenti, inviti alle serate, catalogo manifestazione, informazioni utili)

• Inserimento nel Programma Appuntamenti con gli espositori in fiera

• Accesso esclusivo alla Buyers’ Lounge

• Pranzi nell’area buffet riservata

• Cene come da programma

• Possibilità di partecipazione ai post tour BTC*

*I buyer interessati a partecipare ai post tour BTC potranno candidarsi una volta pubblicati i programmi. Saranno gli organizzatori del post tour a confermare la partecipazione in base alle effettive disponibilità e alle candidature ricevute. I buyer, a selezione ultimata, riceveranno una mail di conferma con i dettagli di viaggio personalizzati.

2. Hosted Buyer Programmme

• Una o due notti in hotel 4 stelle (11-12 novembre o 12-13 novembre o 11-13 novembre 2013)

• Transfer da e per la sede della manifestazione, da e per aeroporto/stazione FS (previo invio a BTC del dettaglio di volo/treno almeno 10 giorni prima dell’evento)

• Welcome Kit (borsa porta documenti sponsorizzata, programma dell’evento, agenda appuntamenti, inviti alle serate, catalogo manifestazione, informazioni utili)

• Inserimento nel Programma Appuntamenti con gli espositori in fiera

• Accesso esclusivo alla Buyers’ Lounge

• Pranzi nell’area buffet riservata

• Cene come da programma

• Possibilità di partecipazione ai post tour BTC*

3. Trade Buyer Programme

• Tariffe convenzionate per soggiornare a Firenze

• Transfer da e per la sede della manifestazione, da e per aeroporto/stazione FS (previo invio a BTC del dettaglio di volo/treno almeno 10 giorni prima dell’evento)

• Welcome Kit (borsa porta documenti sponsorizzata, programma dell’evento, agenda appuntamenti, inviti alle serate, catalogo manifestazione, informazioni utili)

• Inserimento nel Programma Appuntamenti con gli espositori in fiera

• Accesso esclusivo alla Buyers’ Lounge

• Pranzi nell’area buffet riservata

• Cene come da programma

I buyer di BTC appartenenti ad un gruppo pre-costituito avranno un programma personalizzato

4. Servizi e costi a carico dei partecipanti

Tutti gli altri costi e spese accessorie sono a carico di ciascun partecipante, tra cui, per esempio:

• Trasferimenti con mezzi privati

• Cibi e bevande consumati fuori dalla Buyers’ Lounge, dall’area buffet e dalle cene ufficiali organizzate da BTC

• Upgrade voli e upgrade hotel

• Sistemazione alberghiera per eventuali notti supplementari

• Spese personali extra

• Assicurazione di viaggio

• Viaggio e soggiorno di eventuali accompagnatori

5. Modalità di iscrizione e partecipazione

• I buyer interessati a partecipare al programma devono compilare la scheda di preregistrazione disponibile sul sito www.btc.it.

• La compilazione della scheda di preregistrazione al programma non garantisce automaticamente la partecipazione all’Hosted Buyer Programme di BTC.

• I criteri di selezione sono i seguenti:

• eventi organizzati

• rotazione annuale

• budget annuale gestito per gli eventi

• livello di responsabilità all’interno dell’azienda

• potenziale futuro di realizzazione eventi nazionali/internazionali

• L’eventuale accettazione della domanda verrà notificata per e-mail. La decisione presa dall’organizzazione di BTC relativamente alla richiesta di partecipazione, basata sulla data di ricezione e sulla possibilità di organizzare incontri di reciproco interesse con gli espositori, sarà inappellabile.

• BTC accetterà un massimo di due (2) partecipanti per ciascuna società o associazione. Se il buyer principale sarà ospitato con la formula “fully hosted”, il secondo delegato sarà ospitato con la formula “hosted”. Entrambi dovranno onorare gli appuntamenti in fiera e quindi avranno due agende separate da consegnare al termine di ogni giornata della manifestazione.

• La scheda di preregistrazione dovrà essere compilata in tutte le sue parti. In caso contrario la domanda di partecipazione non sarà presa in considerazione.

• Con la notifica di inserimento nell’Hosted Buyer Programme di BTC, i buyer riceveranno una User ID e una Password che consentiranno loro di accedere all’Area Riservata del sito www.btc.it, dove dovranno ultimare la propria registrazione alla fiera.

• I candidati che non saranno inclusi nell’Hosted Buyer Programme avranno l’opportunità di partecipare gratuitamente alla manifestazione in qualità di visitatori e di usufruire delle tariffe agevolate BTC per la prenotazione alberghiera.

• Contestualmente alla loro accettazione, tutti gli Hosted Buyer verranno inclusi nel Programma Appuntamenti Online.

• La partecipazione al programma non è trasferibile.

• In qualunque offerta riguardante l’Hosted Buyer Programme non sono previsti accompagnatori.

B. PROGRAMMA APPUNTAMENTI

1. Le agende appuntamenti per buyer ed espositori sono strutturate sulla base delle giornate lavorative. Ogni giornata si compone di 15 slot da 30 minuti ciascuno.

2. Gli Hosted Buyer si impegnano a effettuare 10 appuntamenti al giorno. Almeno 8 di questi 10 appuntamenti giornalieri dovranno essere programmati obbligatoriamente prima della fiera attraverso l’agenda online. I rimanenti 2 appuntamenti giornalieri potranno essere fissati preliminarmente con lo stesso sistema, oppure scelti in fiera.

3. Anche quest’anno BTC la possibilità di inserire in agenda la partecipazione ai seminari prenotandoli attraverso l’area riservata del sito al posto di 4 appuntamenti, di quelli non obbligatori, con gli espositori. Al termine del seminario verrà rilasciato lo sticker che attesta la partecipazione.

4. L’Agenda Online consentirà ai buyer di accettare, rifiutare o riproporre in orario diverso le richieste di appuntamento provenienti dagli espositori.

5. Nel caso in cui più persone della medesima organizzazione partecipino a BTC come Hosted Buyer, queste dovranno organizzare i propri appuntamenti separatamente.

6. Gli Hosted Buyer impossibilitati a onorare un appuntamento dovranno contattare direttamente l’espositore per organizzare l’incontro in orario più conveniente. Gli Hosted Buyer in difficoltà potranno rivolgersi all’Ufficio Buyer di BTC in fiera.

7. Durante la fiera gli Hosted Buyer riceveranno la scheda “Agenda Appuntamenti” da completare con gli adesivi che verranno loro consegnati da tutti gli espositori che incontreranno nel corso della manifestazione, sia quelli inclusi precedentemente nell’agenda appuntamenti sia quelli scelti successivamente in loco.

8. Al termine di ogni giornata lavorativa gli Hosted Buyer dovranno consegnare all’Ufficio Buyer in fiera la loro “Agenda Appuntamenti” completa dei contrassegni ricevuti dagli espositori.

9. Se l’Agenda Appuntamenti non sarà consegnata all’Ufficio Buyer in fiera, oppure non sarà rispettato il numero obbligatorio di appuntamenti con gli espositori (10 al giorno), BTC si riserva il diritto di applicare la penale prevista nei casi di “no show”.

C. VIAGGIO E SOGGIORNO

1. Programma di viaggio:

- Gli Hosted Buyer riceveranno una proposta di viaggio e soggiorno dall’agenzia incaricata della gestione dei servizi di accoglienza. Gli Hosted Buyer dovranno confermare la stessa all’interno dell’Area Riservata entro 48 ore.

- Qualsiasi modifica ai programmi di viaggio proposti da BTC richiesta dal buyer, che implichi un costo, sarà a carico dell’Hosted Buyer stesso.

2. Garanzia

All’atto della conferma dell’itinerario di viaggio e/o della sistemazione alberghiera (all’interno dell’Area Riservata del sito www.btc.it, nella scheda “Dati di Viaggio e Soggiorno” per i Fully Hosted Buyer e “Dati di Soggiorno” per gli Hosted Buyer) verrà richiesta una garanzia a tutela di eventuali cancellazioni e no show. Tale garanzia consiste nell’invio dei dati della carta di credito, le cui condizioni di utilizzo sono specificate di seguito, al punto D “Annullamenti e no show”.

3. Trasferimenti via aereo, treno, pullman:

BTC non si assume alcuna responsabilità nei seguenti casi:

• perdita del volo o del treno prenotato da BTC per il Fully Hosted;

• disagi subiti a causa di ritardo, cancellazione o sospensione dei voli o treni prenotati da BTC per il Fully Hosted;

• comunicazione errata del nominativo da parte del Fully Hosted Buyer.

- I biglietti aerei sono nominali e non trasferibili; le tratte emesse non sono modificabili. Ogni costo aggiuntivo per raggiungere l’aeroporto o stazione di partenza è a carico del Fully Hosted Buyer

- I biglietti aerei inutilizzati dovranno essere restituiti direttamente alla Segreteria Organizzativa.

4. Sistemazione alberghiera:

- BTC offre agli Hosted Buyer ospitalità per 2 notti in hotel 4* con trattamento B&B.

- Gli Hosted Buyer si impegnano a saldare tutte le spese extra relative all’hotel prima della partenza. Exmedia si riserva il diritto di rivalersi sul buyer in caso di inadempienza.

5. Visto

I requisiti per il rilascio del visto sono da considerarsi responsabilità unica del buyer, incluso ogni eventuale costo.

6. Bagaglio

Il bagaglio in eccesso, le multe alla dogana e similari, sono a carico di ciascun Hosted Buyer. Lo staff di BTC non si assume responsabilità per la perdita o il ritardo del bagaglio durante il viaggio aereo, così come per eventuali reclami o lamentele di cui sarà responsabile esclusivamente la compagnia aerea.

D. ANNULLAMENTI E NO SHOW

1. Penali di annullamento a carico degli Hosted Buyer:

- Gli Hosted Buyer che per motivi di forza maggiore si troveranno nell’impossibilità di partecipare a BTC dovranno comunicarlo per e-mail all’Hosted Buyer Office: buyer@btc.it. Tale cancellazione sarà confermata dall’Hosted Buyer Office tramite e-mail di risposta

- Le cancellazioni che avverranno dal 2 ottobre 2013 al 23 ottobre 2013 saranno soggette all’applicazione della penale di € 200,00 (IVA 21% inclusa)

- Le cancellazioni che avverranno dal 24 ottobre 2013 saranno soggette all’applicazione della penale di € 350,00 (IVA 21% inclusa)

- Gli importi saranno addebitati sulla carta di credito di cui il buyer avrà fornito gli estremi in fase di conferma di partecipazione all’evento. Il prelievo verrà effettuato dalla Segreteria Organizzativa.

2. Penali di no show a carico degli Hosted Buyer:

- Nel caso in cui il buyer invitato sia impossibilitato a partecipare a BTC e non abbia provveduto a comunicarlo per iscritto prima di venerdì 8 novembre 2013, questi incorrerà in una penale di € 500,00 euro (IVA 21% inclusa).

- Entro un mese dalla conclusione della manifestazione, la Segreteria Organizzativa di BTC provvederà a inviare la relativa fattura con il dettaglio delle spese.

E. DISPOSIZIONI GENERALI

1. Responsabilità

BTC accetta ogni responsabilità in caso di morte, danni fisici o malattie causate al buyer per negligenza o omissione dei propri impiegati, agenti, fornitori durante lo svolgimento della manifestazione. BTC si assume la responsabilità per qualsiasi danno causato al singolo buyer in conseguenza della sua partecipazione alla manifestazione, eccetto quando gli atti che causano i danni non siano di competenza di BTC perché:

- L’atto o la colpa sono attribuibili al buyer

- L’atto o la colpa sono attribuibili a terzi non collegati alla fornitura di servizi al buyer, ovvero sono imprevedibili o inevitabili

- L’atto o la colpa sono imputabili a calamità naturali o a cause di forza maggiore fuori dal controllo di BTC inclusi (ma non limitati a) guerra, rivolte, sommosse, problemi tecnici inevitabili con i trasporti, chiusura o congestione degli aeroporti, attività terroristiche, disastri naturali o nucleari, incendi o condizioni meteorologiche avverse, eventi imprevedibili

- Ogni singolo buyer è responsabile per la propria sicurezza e per la cura degli oggetti personali per i quali si incoraggia un’adeguata assicurazione.

2. Eventi imprevedibili:

- BTC, i suoi impiegati e i suoi agenti non sono responsabili per i danni dovuti alla cancellazione, posticipi o riduzioni, in toto o in parte della manifestazione per cause indipendenti dal loro controllo; lo stesso vale per la perdita, il danneggiamento, o il ritardo dipendenti da un atto di guerra, furti, saccheggi, attività terroristiche, tumulti, scioperi, attività militari o altre circostanze in cui diventi impossibile per BTC garantire lo svolgimento della manifestazione nei tempi e nei luoghi previsti

- BTC si riserva il diritto di modificare la programmazione relativa alla manifestazione

- Inoltre, BTC non sarà ritenuta responsabile di qualsiasi controversia nata con il Paese ospitante, i suoi sponsor o altri enti riguardanti ogni aspetto della manifestazione che possa danneggiare il buyer.

F. FORO COMPETENTE

Qualsiasi disputa o problema legale dipende dalla giurisdizione del Foro di Torino regolato dalla Legge italiana.

G. TRATTAMENTO DEI DATI

Con il consenso ai presenti termini e condizioni generali, si autorizza BTC, secondo la legge relativa al trattamento dei dati personali (d.lgs. 196/03 della Legge italiana sulla Privacy), a comunicare con lei tramite telefono, fax, e-mail e corrispondenza e ad utilizzare i suoi dati personali per elaborazioni interne e comunicazioni a terzi, quali agenzia di viaggio, compagnie aeree, hotel ed espositori, collegati alla sua partecipazione a BTC (inclusa, senza limitazioni, l’elaborazione dei dati della sua carta di credito per ulteriori spese di viaggio e sistemazione non incluse nel pacchetto di ospitalità offerto, penali di annullamento, no show o mancato rispetto degli appuntamenti).

REGOLAMENTO BTC 2013 SARA' DISPONIBILE DA SCARICARE A BREVE